INVITAȚIE în vederea depunerii unei oferte pentru achiziția serviciilor necesare organizării unei conferinţe naţionale în cadrul proiectului “Colaborare pentru managementul bolilor rare- ColaboRare”

Published by zsuzsa on Thu, 07/01/2016 - 10:13
Alianta Nationala pentru Boli Rare Romania ANBRaRo vă invită să depuneți ofertă în vederea achiziției de servicii necesare organizării Conferinţei Naţionale din 29-30 Ianuarie 2016  în cadrul proiectului “ Colaborare pentru managementul bolilor rare- ColaboRare
 
1. DATE PRIVIND ACHIZITORUL
Alianta Nationala pentru Boli Rare Romania – ANBRaRo cu sediul in Zalau, Centrul de Informare pentru Boli Genetice rare, str. Avram Iancu nr.29, judetul Salaj, Telefon: 0726-248- 707, e-mail: dorica.dan@eurordis.org.
2. OBIECTUL CONTRACTULUI
Servicii la pachet  pentru organizarea unei conferinţe naţionale in cadrul proiectului cu titlul “Colaborare pentru managementul bolilor rare – ColaboRare” finantat prin contractul R02014-C5.1_37 din 27.02.2015.
Pachetul contine: servicii de cazare, masă, inchiriere sala de conferinte si coffee break pentru participanţii la conferinţă.
Coduri CPV:
55110000-4 Servicii de cazare la hotel
55120000-7 Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel
55300000-3 - Servicii de restaurant şi de servire a mâncării
3. VALOAREA ESTIMATA A CONTRACTULUI
15.000 Euro valoare inclusiv TVA. Ofertele vor fi exprimate  in lei.
4. CANTITATI
Serviciile se vor acorda in scopul desfasurarii unei conferinţe naţionale ce va avea loc la Bucureşti în zilele de 29 şi 30 Ianuarie 2016.
Număr total de participanţi la conferinţă – 150 persoane
Durata conferintei – 2 zile
Din cei 150 de participanti, un numar de 100 vor beneficia de servicii de cazare si pensiune completă (mic dejun, pranz si cina) pe durata a 2 zile/nopţi iar alte 50 de persoane vor participa la conferinţă fără să fie cazate. Pentru cele 50 de persoane se va asigura masa de pranz pe durata celor 2 zile de conferinţă.
In timpul conferinţei se vor face doua pauze pe durata carora se vor asigura consumabilele  de tip coffee break pentru cei 150 de participanti.
Situaţia centralizată este următoarea:
  • Servicii cazare hoteliera – 2  nopti x 100 persoane
  • Servicii de restaurant si servire a mancarii (mic dejun, pranz, cină) – 2 zile x 100 persoane
  • Servicii de restaurant si servire a mancarii (prânz) – 2 zile x 50 persoane;
  • Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel 2 zile x 150 persoane 
5. DATE PRIVIND PROCEDURA DE ATRIBUIRE
Se aplica procedura de achizitie competitiva simplificata conform Ordinului MFE 1120/2013 şi prevederile cuprinse la punctul III) din Procedura pentru achiziţiile efectuate de către Promotorii de proiecte şi partenerii acestora în cadrul contractelor de finanţare nerambursabilă din Fondul ONG, Mecanismul Financiar al Spaţiului Economic European 2009 – 2014.
6. CRITERII DE ELIGIBILITATE ŞI CAPACITATEA OPERATORULUI ECONOMIC
Un operator economic este eligibil pentru a furniza servicii in cadrul prezentei proceduri daca:
  • Este legal inregistrat si furnizeaza in mod licit servicii pe piata corespunzator obiectului contractului ce urmeaza sa fie atribuit facand dovada acestui fapt prin semnarea declaratiei privind eligibilitatea conform Formularului nr. 2.
  • Nu se afla in conflict de interese fata de achizitor – pentru aceasta va depune declaratia privind evitarea conflictului de interese – Formularul nr. 3.
  • Depune oferta financiară şi oferta tehnică în conformitate cu cerinţele din documentaţia de achiziţie
  • Oferta financiară nu depăşeşte valoarea estimată a contractului.
In urma derularii procedurii de achizitie, ofertantul selectat se va supune acelorași reguli de verificare și audit ca și achizitorul.
7. TERMENUL-LIMITĂ DE DEPUNERE A OFERTELOR
Ofertele vor fi transmise pana cel tarziu pana la data de 12.01.2016, ora 16:00.
8. ADRESA LA CARE SE TRIMIT OFERTELE SI MODUL DE PREZENTARE
Ofertele pot fi depuse personal sau expediate prin posta la adresa:
Alianta Nationala pentru Boli Rare Romania – ANBRaRo cu sediul in Zalau, Centrul de Informare pentru Boli Genetice rare, str. Avram Iancu nr.29, judetul Salaj, Telefon: 0726- 248-707, e-mail: dorica.dan@eurordis.org.
Modul de prezentare al ofertelor: ofertele se vor depune in doua exemplare (un original si o copie). Ambele exemplare se vor depune intr-un plic inchis inscriptionat cu mesajul: A nu se deschide inainte de data de 12.01.2016, ora 16:00. Plicul va fi marcat cu datele de identificare ale ofertantului.
Nu se admit oferte transmise prin fax sau prin e-mail.
9. LIMBA IN CARE TREBUIE REDACTATE OFERTELE
Ofertele vor fi redactate in limba romana.
10. PERIOADA DE VALABILITATE A OFERTEI
Ofertele vor trebuie mentinute pe o perioada de cel putin 30 zile.
11. DATA, ORA ȘI LOCUL DESCHIDERII OFERTELOR
Ofertele vor  fi deschise la sediul achizitorului metionat la punctul nr. 1. Nu se organizeaza sedinta publica de deschidere.
12. DATA LIMITA PENTRU SOLICITAREA DE CLARIFICARI
Documentatia de atribuire este anexata la prezenta invitatie. Se pot solicita clarificari pana cel tarziu in data de 11.01.2016, ora 16:00.
13. FINANȚAREA ACHIZIȚIEI
Finantat prin Fondul ONG in Romania, Mecanismul Financiar al spatiului Economic European 2009 – 2014 in cadrul proiectului Colaborare pentru managementul bolilor rare - ColaboRare finantat prin contractul de finantare cu nr. RO2014_C5.1_37 din 27.02.2015
14. CRITERIUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI
Pretul cel mai scazut.
 

SPECIFICATIILE TEHNICE

Denumirea serviciilor:

Pachet de servicii pentru organizarea conferinţei naţionale in cadrul proiectului cu titlul “Colaborare pentru managementul bolilor rare – ColaboRare” finantat prin contractul R02014-C5.1_37 din 27.02.2015.
Pachetul contine: servicii de cazare, masă, inchiriere sala de conferinte si coffee break în cadrul conferinţei naţionale.
Coduri CPV:
55110000-4 Servicii de cazare la hotel
55120000-7 Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel
55300000-3 - Servicii de restaurant şi de servire a mâncării
Context
In cadrul  proiectului cu titlul “Colaborare pentru managementul bolilor rare – ColaboRare”, finantat prin Fondul ONG in Romania, Mecanismul Financiar al spatiului Economic European 2009 – 2014, contractul de finantare cu nr. RO2014_C5.1_37 din 27.02.2015 se va organiza
o conferință națională cu tema evaluarea nevoilor de îngrijire ale persoanelor cu boli rare. 
Conferința va avea 150 de participanți: persoane cu handicap produs de boli rare, membrii ANBRaRo (Alianţa Naţională pentru Boli Rare România), specialiști medicali, specialiști din serviciile sociale, reprezentanți ai Rețelei de colaborare intersectorială, reprezentanți ai DASC și DGASPC din județe. Vor fi organizate sesiuni plenare de prezentare a situației serviciilor socio–medicale destinate pacienților cu boli rare la nivel național și internațional. La finalul conferinței va fi adoptată o rezoluție privind nevoile de îngrijire integrată ale persoanelor cu boli rare, care va fi transmisă Ministerului Muncii și Ministerului Sănătății.
Descriere generală eveniment:
  • Perioada de desfăşurarei: 29 şi 30 ianuarie 2016
  • Locaţia Bucuresti
  • Durata utilizării sălii de conferinţă: 2 zile în intervalul  orar 9:00 – 18:00
  • Număr de persoane ce vor fi cazate: 100
  • Număr de persoane ce vor primi pensiune completă (mic deju + prânz + cină): 100
  • Număr de persoane ce vor primi masa de prânz: 50
  • Număr de persoane vor beneficia de coffe breack pe durata celor 2 zile de conferinţă: 150
A. Specificatii tehnice pentru servicii de cazare la hotel Serviciile de cazare 2 nopti x 100 persoane.
  •  Unitatea de cazare se va afla in Bucuresti.
  • Serviciile de cazare se vor asigura in camere cu regim single şi double minim 3***
  • Un numar minim de 5 camere vor avea functiuni pentru persoane cu dizabilitati (in scaun rulant)
  • Nu se accepta cazarea in camere cu mobilier uzat, cu instalatii sanitare nefunctionale, lenjerie murdara.
  • Functiunea de cazare va avea amenajate facilitati pentru personae cu dizabilitati (rampa de acces, toaleta pentru personae cu dizabilitati).
  • Functiunea de cazare se va afla la o distanta de cel mult 300 de m de acces la mijloace de transport in comun.
  • Camerele vor dispune de conexiune la Internet wireless

B. Specificatii tehnice pentru servicii de restaurant si de servire a mesei

  • Serviciile de pensiune completă (mic dejun+prânz+cină) se vor asigura pe durata a 2 zile pentru 100 persoane
  • Serviciile de servire a mesei de prânz se vor asigura pe durata a două zile pentru 50 persoane.
  • Micul deju va fi asigurat in regim de bufet suedez.
  • Masa de pranz si cina se vor asigura in regim de meniu fix sau bufet suedez
  • Meniul va fi prezentat achizitorului cu trei zile inainte si va include variante de meniu vegetarian, de post si alte tipuri de regim
  • Meniul de pranz va include: supe/ciorbe, feluri de mancare de baza, salate, desert, paine, apa (minerala plata si carbogazoaza – 0,5 l / persoana servita la recipiente mari).
  • Se vor asigura ingrediente propaspete gatite in ziua respectiva de servire
  • Se va asigura o sala de mese cu o capacitate de cel putin 150 locuri
  • Spatiul de servire a mesei va fi amenajat corespunzator si va respecta normele de igiena si de pozitionare in raport de alte spatii

C. Specificatii tehnice pentru servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel

  • Sala de conferinţă va avea o capacitate de minim 150 de locuri tip teatru
  • Sala se va afla in aceiasi functiune hoteliera in care se asigura serviciile de cazare si masa.
  • Sala va avea aerisire corespunzatoare, aer conditionat şi încălzire
  • Sala va dispune de videoproiector si ecran de proiectie respectiv de flipchart sau table magnetica
  • Sala va avea system de sonorizare cu cel puţin 2 microfoane
  • Conexiune la internet wireless
  • Sala va dispune de un salon diplomat dotat cu echipament de birotică şi calculator
  • Pe durata fiecarei zile de conferinţă se vor asigura cel putin doua pauze de tip coffee break pentru un numar mediu de 150 de participanti. Prestatorul va lua in calcul un meniu care sa cuprinda: cafea naturala proaspata, ceaiuri – cel putin 2 sortimente, lapte proaspat pentru cafea/ceai, zahar alb si brun, miere, apa minerala (plata si carbogazoasa), fursecuri/produse patiserie – cel putin 2 sortimente.

 

Fisier atasat: 
Data: 
Thursday, 7 January, 2016